メール下書きの量産：トーン別に自動生成

メール返信は時間泥棒。1日30分以上使っていませんか？ Claude にトーン別下書きを量産させると、毎日10分以内に短縮できます。

3バージョン下書きテンプレ

以下の受信メールへの返信を、3つのトーンで作ってください。

【トーン1：丁寧（社外・初対面向け）】
- 敬語ベース
- ご挨拶文必須
- 文末「ご検討のほど〜」等

【トーン2：簡潔（社内・既知の相手）】
- 「お疲れさまです」開始
- 用件のみ
- 短文

【トーン3：カジュアル（チームメイト向け）】
- 「了解しました！」のような砕けた感じ
- 絵文字や感嘆符OK

【受信メール】
（メール本文を貼る）

【返信の方針】
- 承諾する/断る/質問する のいずれか
- 含めたいポイント：（あれば）

業務シーン別の使い分け

1日のメール処理ルーチン

1. 朝のメールチェック時に未返信を選定
2. 各メールに対して3バージョン生成
3. 適切なトーンを選び、最小限の手直しで返信

断りメール

角を立てない断り方は AI が得意。「丁寧に断る、ただし関係を維持する文面」を頼めば、個別の文脈に合わせた婉曲な表現を提案してくれます。

営業メール

「相手の負担を減らす」「次のアクションを明確に」など、レビュー観点を伝えると返信率の高いメールになります。

マイルール作戦

自社のメール作法を Project に入れておく：

• 禁止表現リスト（「貴社」は使わず「御社」など）
• 署名テンプレ
• 担当者の役職・敬称ルール
• 過去の優秀返信事例

これで毎回テンプレを書く必要がなくなります。

注意点

• 機密内容：人事・取引条件等の機密はAIに渡さない
• 名前の確認：同姓同名等の混乱回避は必ず人間で確認
• 誤送信：AI生成だからこそ、送信前に必ず読み返す

応用：返信パターンの蓄積

うまくいった返信を Project の知識ベースに蓄積していくと、Claude が学習してその人らしいメールを書けるようになります。「自分の文体クローン」が完成します。