議事録〜アクション抽出のチーム運用

議事録のClaude活用は個人技ではなく チーム標準 として運用すべき領域。本レッスンでは、議事録〜アクション抽出を チームの仕組み として設計する方法を学びます。

個人スキルとチーム運用の違い

標準フォーマットの定義

会議種別ごとに標準テンプレを用意：

【種別1：定例ミーティング】
- 出席者
- 前回からの宿題進捗
- 今回の議題（3〜5）
- 決定事項
- アクションアイテム
- 次回までの宿題
- 次回日程

【種別2：意思決定会議】
- 議題
- 各選択肢の比較
- 決定内容
- 決定の根拠
- 影響を受ける関係者・通知方法
- 実施スケジュール

【種別3：1on1】
- 進行中の課題
- 個人キャリア・成長
- マネジメント側からのフィードバック
- 次回までのアクション

【種別4：ブレスト】
- テーマ
- 出たアイデア（評価せずすべて記録）
- 評価・絞り込み
- 次のアクション

会議運用フローの設計

会議の流れ（標準）：

1. 会議開始時：書記担当が録音開始
2. 会議中：全員が口頭ベースで議論（メモ取りに集中しない）
3. 会議終了直後（5分以内）：
   - 録音 → 文字起こし（自動ツール）
   - 文字起こし → Claude で構造化
4. 構造化された議事録 → 参加者に共有
5. 5分以内に「異論があれば連絡を」と通知
6. 異論なければ確定、タスク管理ツールへ反映

議事録構造化のチームプロンプト

以下は会議の文字起こしです。当社の標準議事録フォーマットで構造化してください。

【会議種別】
（定例/意思決定/1on1/ブレスト）

【標準フォーマット】
（会議種別に応じてテンプレ貼付）

【特別ルール】
- 個人攻撃や誤解を招く発言は記載しない
- 機密性の高い数字（具体的な人名と紐づく評価等）は伏せる
- アクションアイテムは「担当者・タスク・期日」3点セット必須
- 期日が会議で決まっていなければ「未定」と明記、推測しない

【文字起こし】
（貼る）

アクションアイテムの自動連携

議事録のアクションアイテム表を、タスク管理ツール（Asana/Notion/Trello/Jira）に 自動連携 させます。

アクションアイテム表のフォーマット：

| 担当者 | タスク | 期日 | 関連議題 | 優先度 |
|--------|--------|------|---------|-------|
| 田中  | 競合5社の料金調査 | 2026-05-15 | 価格戦略見直し | 高 |
| 山田  | A社へ仕様書送付 | 2026-05-08 | A社案件 | 中 |

このフォーマットを Asana/Notion 等に CSV インポートできる形式で出力してください：
- TaskName（タスク名）
- Assignee（担当者メールアドレスは別途参照）
- DueDate（YYYY-MM-DD）
- Project（関連議題から推測）
- Priority（高/中/低）
- Description（議題の文脈）

機密性の管理

会議によっては 外部AI に入れるべきでない ものがあります。会議種別で利用可否を明記。

会議種別×AI利用可否：

種別                | 録音 | 文字起こし | Claude構造化
-------------------|------|---------|-----------
定例MTG             | ◯   | ◯       | ◯（マスキング後）
意思決定MTG（戦略）  | ◯   | ◯       | △ 機密判定の上で
1on1               | ×   | ×       | × 個人情報のため
人事会議            | ×   | ×       | ×
M&A関連            | ×   | ×       | ×

議事録の品質チェック

Claude生成の議事録に対するチェック項目：

□ 決定事項が明確か（「議論があった」ではなく「決まった」内容のみ）
□ アクションアイテムに担当者・期日が漏れなく記載されているか
□ 個人を傷つける表現が含まれていないか
□ 機密情報（金額・人名等）が必要以上に記載されていないか
□ 次回宿題が明確か

書記担当が会議直後5分でチェック → 異論があれば修正 → 共有

このレッスンのまとめ

「会議種別 → 標準テンプレ → Claude構造化 → タスク連携」の運用フローで、議事録は チームの資産 になります。次のレッスンでは、ブランドボイスを保つトーン管理を学びます。